BATULICIN,Peloporkrimsus.com – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu resmi meluncurkan inovasi terbaru berupa Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN). Langkah ini diambil untuk memastikan semua arsip yang dihasilkan tersimpan rapi dan mudah diakses, memudahkan dalam pencarian dan pengelolaan dokumen.
Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., sebagai inisiator program SIMPAN, menjelaskan bahwa inovasi ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip, terutama di lingkungan Sekretariat Dinas Pendidikan Tanah Bumbu. Selain itu, program ini juga menjadi salah satu syarat dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrasi Angkatan IV Tahun 2024 di Bandung.
“Dengan adanya SIMPAN, pencarian arsip menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga dokumen penting dapat ditemukan kapan saja. Arsip yang sudah tersimpan dalam sistem akan tetap tersedia dalam jangka panjang,” ungkap Dwi Teguh pada Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Dwi Teguh menambahkan bahwa setiap tahun, Dinas Pendidikan menghasilkan lebih dari 20 ribu nomor surat. Menyimpan arsip dalam bentuk manual tentu sudah tidak efektif, sehingga digitalisasi arsip melalui SIMPAN menjadi solusi yang tepat.
“SIMPAN akan mulai mengarsipkan dokumen sejak tahun 2024. Jika kapasitas memungkinkan, arsip tahun-tahun sebelumnya juga akan dimasukkan dalam sistem,” jelasnya.
Selama ini, pengelolaan arsip secara manual masih menggunakan lemari penyimpanan, yang sering menyebabkan tumpukan dokumen dan memperlambat proses pencarian saat dibutuhkan. Bahkan, ada risiko kehilangan dokumen atau memakan waktu lama untuk menemukan arsip yang diperlukan.
“Inovasi SIMPAN juga mengatasi masalah aksesibilitas. Jika pegawai yang bertanggung jawab atas arsip sedang tidak berada di tempat, dokumen tetap bisa diakses secara online tanpa halangan,” tambahnya.
Dwi Teguh menegaskan bahwa arsip digital tidak hanya mempermudah pencarian, tetapi juga memastikan dokumen tersusun rapi berdasarkan klasifikasi dan waktu, sesuai dengan standar manajemen ASN. Dengan demikian, efisiensi dan efektivitas kerja bisa semakin meningkat.
“Kami berharap, melalui aksi perubahan ini, pengelolaan arsip di Dinas Pendidikan Tanah Bumbu akan semakin optimal, sehingga pencarian data menjadi lebih mudah, rapi, dan efisien,” pungkas Dwi Teguh.”(Team)
